Aufgaben und Inspektionen
In iCL gibt es einen Mechanismus zur Planung von Aufgaben für Ihre Benutzer: Aufgaben. Eine Aufgabe kann erstellt werden, um festzulegen
- welche(r) Benutzer eine bestimmte Aktion durchführen soll,
- welche Arbeitsmappe sie verwenden sollen,
- und ermöglicht es, einige zusätzliche Informationen bereitzustellen, die in Checklisten verwendet werden können.
Zustände der Aufgabe
Eine Aufgabe kann während ihrer Lebensdauer verschiedene Zustände durchlaufen. Die folgenden Zustände sind verfügbar:
Die Zahlen im Diagramm geben den Wert an, der für das Attribut State einer Aufgabe in der API zurückgegeben wird.
Eine Aufgabe kann als Entwurf gespeichert werden. Sobald alle erforderlichen Informationen vorliegen (zugewiesener Benutzer, Arbeitsmappe usw.), können Sie die Aufgabe veröffentlichen. Sobald eine Aufgabe veröffentlicht ist, wird sie mit den Geräten Ihrer Benutzer synchronisiert. Sie bleibt so lange synchronisiert, wie die Aufgabe nicht abgebrochen oder abgeschlossen wurde. Sobald sie einen der (potenziellen) Endzustände erreicht hat, verbleibt sie 14 Tage lang auf den Geräten der Benutzer, danach wird sie gelöscht, um nicht unnötig Speicherplatz zu beanspruchen.
Während die Aufgaben von den Geräten der Benutzer gelöscht werden, bleiben sie im iCL Portal erhalten. Auf diese Weise können Sie die Historie der Aufgaben und ihrer Ergebnisse einsehen. Diese Aufbewahrungsfrist kann in den iCL Portal-Einstellungen jedes Mandanten konfiguriert werden.
Aufgaben vs. Inspektionen
Wie im Diagramm zu sehen ist, erstellt und erfasst das System eine Inspektion für diese Aufgabe, sobald ein Benutzer mit der Arbeit an einer Aufgabe beginnt. Die Inspektion ist die eigentliche Darstellung der laufenden Arbeiten und Lieferungen des Benutzers. Wenn eine Arbeitsmappe dies zulässt, kann ein Benutzer auch Inspektionen ohne eine Aufgabe starten. In diesem Fall wird nur die Inspektion erstellt und gepflegt.
Für jede einzelne Aktion, die mit Aufgaben durchgeführt werden kann, steht eine API zur Verfügung. Die einzige Ausnahme ist die Durchführung von Inspektionen/Aufgaben, die über iCL Filler durchgeführt werden muss.
Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, kann sie noch von einem Administrator gelöscht werden. Beachten Sie jedoch, dass damit auch alle Inspektionsdaten, die für diese Aufgabe erstellt wurden, sowie alle Checklisten und Berichte gelöscht werden
"abgeschlossen" versus "gesendet"
Immer wenn ein Benutzer eine Inspektion/Aufgabe abschließt, werden die Abschlussberichte (Dokumente) für diese Inspektion erstellt. Während dieser Zeit zeigt die App an, dass die Inspektion noch nicht vollständig abgeschlossen ist, indem sie das Symbol "abgeschlossen" halb durchsichtig anzeigt. Sobald die Berichte erstellt sind, wird die Inspektion als "gesendet" markiert und das Symbol wird vollständig undurchsichtig. Außerdem wird das Datum "gesendet" in der Inspektion gespeichert.
Wenn Sie iCL Portal integrieren und abgeschlossene Aufgaben und deren Dokumente abrufen müssen, warten Sie, bis eine Aufgabe als "gesendet" markiert ist, bevor Sie die Dokumente abrufen.