Arbeitsmappen

Auf der Seite Arbeitsmappen werden alle verfügbaren Arbeitsmappen des Mieters angezeigt und Sie können sie verwalten.

Symbol	Beschreibung
	Sie können neue Arbeitsmappen hochladen. Denken Sie daran, dass Sie die Arbeitsmappen noch veröffentlichen und den entsprechenden Teams zuordnen müssen, wenn Sie sie erst hierher importieren.
	Sie können die Liste aktualisieren.
	Sie können das Spaltenlayout und die Filter auf die Standardeinstellungen zurücksetzen.
	Hochgeladene Arbeitsmappen müssen veröffentlicht werden, damit sie den Benutzern zur Verfügung stehen. Wählen Sie dazu die Arbeitsmappe in der Liste aus und drücken Sie das blaue Globus-Symbol.
	Sie können Arbeitsmappen herunterladen, indem Sie sie auswählen und auf das entsprechende Symbol drücken.
	Mit der Schaltfläche Massenimportvorlage herunterladen können Sie eine Excel-Datei herunterladen, um eine Liste von Aufgaben zu erstellen, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt in den Inspektionsbereich hochladen können.
	Sie können eine Arbeitsmappe aus allen Teams löschen, indem Sie sie auswählen und auf das Symbol bin drücken.
	Sie können die Aufbewahrungsfrist von Arbeitsmappen überschreiben, indem Sie sie auswählen und auf das Symbol Aufbewahrung drücken.

Arbeitsmappen direkt in Teams hochladen

Arbeitsmappen können auch direkt in ein Team hochgeladen werden, was Ihnen einige Klicks erspart. Dies ist jedoch nur empfehlenswert, wenn Sie eine Arbeitsmappe in ein einzelnes Team hochladen möchten. Der Grund dafür ist, dass eine veröffentlichte Arbeitsmappe in allen Teams die gleiche Version haben muss. Wenn Sie eine Arbeitsmappe für mehrere Teams hochladen möchten, empfiehlt es sich, sie in den Bereich Arbeitsmappen hochzuladen und sie dann den Teams zuzuweisen.

Aufbewahrungsfrist und Versionen

Die Spalte Aufbewahrungsfrist gibt die Anzahl der Tage an, nach denen abgeschlossene Inspektionen, die auf der Arbeitsmappe basieren, automatisch vom Gerät des Benutzers gelöscht werden. Dies soll verhindern, dass die Datenbank zu groß wird. Bleibt die Spalte leer, wird die in den Einstellungen konfigurierbare Standardaufbewahrungszeit für Inspektionen verwendet. Da die in Arbeitsmappen gespeicherte Aufbewahrungsfrist Vorrang hat, können Sie die Aufbewahrungsfrist für bestimmte Arbeitsmappen fein abstimmen.

Wie in der Abbildung oben zu sehen ist, zeigt die Spalte Versionen die Anzahl der Versionen, die für eine bestimmte Arbeitsmappe hochgeladen wurden. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, gelangen Sie zum Versionsverlauf der Arbeitsmappe.

Hier können Sie jede einzelne Version herunterladen und sogar eine unterschiedliche Aufbewahrungsfrist pro Arbeitsbuchversion festlegen.

Außerdem können Sie alle Entwürfe veröffentlichen, die höher sind als die zuletzt veröffentlichte Version, nicht nur den letzten Entwurf.

Teams

In der Spalte "Teams" können Sie sehen, wie vielen Teams eine Arbeitsmappe zugewiesen ist.

Wenn Sie auf die Nummer klicken, gelangen Sie auf die Seite "Teams der Arbeitsmappe". Hier sehen Sie alle Teams, denen die Arbeitsmappe zugeordnet ist, und Sie können die Zuordnung zu den Teams aufheben, indem Sie auf die Schaltfläche "Verknüpfung aufheben" klicken.

Test-Teams

In der Spalte "Test-Teams" können Sie sehen, welche Teams den Testmodus für eine bestimmte Arbeitsmappe aktiviert haben. Der Testmodus ermöglicht es privilegierten Benutzern, Arbeitsmappen auf ihre Geräte herunterzuladen und zu verwenden, die noch nicht veröffentlicht wurden.

Wenn Sie auf die Nummer klicken, gelangen Sie auf die Seite "Teams, die die Arbeitsmappe testen", wo Sie eine Liste aller Teams erhalten, die den Testmodus aktiviert haben. Sie können nun zu diesen Teams navigieren oder den Testmodus deaktivieren, indem Sie ein oder mehrere Teams auswählen und auf die Schaltfläche "Testmodus" in der Symbolleiste klicken.