Inspektionen

Die Inspektionsansicht zeigt alle geplanten, abgeschlossenen oder abgebrochenen Aufgaben oder Inspektionen an.

Tipp

Um die Beziehung zwischen Aufgaben und Inspektionen zu verstehen, lesen Sie bitte unseren Knowledge Base Artikel

Sie können eine Inspektion entweder über das iCL Portal über eine Aufgabe planen oder direkt mit dem iCL Filler über eine iWorkbook starten.

Eine Inspektion durchläuft die folgenden Zustände:

Symbol	Zustand	Beschreibung
	Neu	Eine Inspektion wurde als Aufgabe erstellt, aber noch keinem Inspektor zugewiesen. In diesem Zustand können Sie eine Inspektion löschen.
	Zugewiesen	Eine Prüfung wurde einem Inspektor zugewiesen. Sie ist noch bearbeitbar
	In Bearbeitung	Der Inspektor hat seine Inspektion in iCL Filler begonnen. In diesem Zustand können Sie eine Inspektion abbrechen, sie aber nicht mehr bearbeiten.
	Abgeschlossen	Die Inspektion wurde erfolgreich abgeschlossen. Die Daten und Berichte wurden an das iCL-Portal gesendet.
	Abgebrochen	Der Inspektor hat eine Aufgabe abgelehnt oder eine aktive Inspektion abgebrochen. In diesem Zustand können Sie eine Inspektion einem anderen Inspektor neu zuweisen. Sie wechselt dann in den Zustand Zugeordnet.

Sie können eine oder mehrere Inspektionen/Aufgaben auswählen und die folgenden Befehle verwenden:

Symbol	Beschreibung
	Ermöglicht es Ihnen, eine Aufgabe mit einer einzelnen Aufgabenvorlage oder einer Sammelaufgabenvorlage zu importieren.
	Aktualisiert die Liste.
	Veröffentlichen Sie die ausgewählte Aufgabe. Nur veröffentlichte Aufgaben sind für zugewiesene Benutzer sichtbar.
	Hebt die Veröffentlichung der ausgewählten Aufgabe auf.
	Bricht eine begonnene Prüfung ab.
	Weist eine Inspektion einem anderen Inspektor zu.
	Löscht eine Inspektion oder Aufgabe. Vorsicht Hiermit werden alle während einer Inspektion erfassten Daten gelöscht. Mit Vorsicht verwenden!
	Lädt eine iCLr-Datei mit den Daten einer abgeschlossenen Inspektion herunter.
	Synchronisiert eine abgeschlossene Inspektion, die bereits von den Geräten des Benutzers entfernt wurde, für weitere 7 Tage mit dem/den ausgewählten Benutzer(n) - hauptsächlich zu Zwecken der Duplizierung.

Planung von Inspektionen

Sie können im iCL-Portal Inspektionen planen. Sie haben zwei Möglichkeiten, eine Aufgabe zu erstellen.

Erstellen einer Aufgabe über das iCL-Portal

Wählen Sie "Inspektion planen", um Inspektionen im jeweiligen Team zu erstellen. Um eine Inspektion an iCL Filler senden zu können, müssen Sie sie einem Inspektor und einem iWorkbook zuordnen, das ebenfalls im Team vorhanden sein muss.

Wenn Sie eine Inspektion über das Menü "Inspektionen" in der Navigationsleiste planen, müssen Sie zusätzlich das Team dieser Inspektion angeben. Innerhalb eines Teams geplant, ist dieses Feld nicht sichtbar.

Zusätzliche Felder, die im iCL Designer als 'Zuweisbar aus Aufgabe' definiert wurden, werden hier nicht angezeigt und müssen über ein separates Excel-Blatt ausgefüllt werden.

Wenn alle erforderlichen Informationen eingegeben wurden, kann die Aufgabe durch Drücken der Schaltfläche "Erstellen" im unteren Teil des Formulars erstellt werden.

Erstellen einer Teamaufgabe

Eine Aufgabe kann als Teamaufgabe erstellt werden, indem Sie das Kontrollkästchen "ist selbst zuweisbar" aktivieren. Eine Teamaufgabe wird allen Inspektoren innerhalb eines Teams zugewiesen. So können alle Inspektoren eines Teams die Aufgabe übernehmen und ausführen. Diese Aufgabe kann jedoch auch einem bestimmten Inspektor zugewiesen werden. In diesem Fall wird die erstellte Aufgabe auch für diesen Inspektor im iCL Filler unter "Aufgaben" in der Ansicht "Mir zugewiesen" sichtbar sein.

Andere Teammitglieder sehen diese Teamaufgabe im iCL Filler unter Aufgaben in der Ansicht "Zur Selbstzuweisung verfügbar".

Importieren einer Aufgabe über Excel

Mit einer iCL-Aufgabenvorlage können Sie vorausgefüllte Prüfdaten und Antworten auf Fragen über eine Excel-Tabelle in eine Aufgabe importieren. Sie können damit mehrere Aufgaben gleichzeitig importieren. Für jede Arbeitsmappe kann die entsprechende Vorlage mit dem Befehl "Massenimport" erstellt werden.

Die Vorlage enthält bereits Spalten für die Felder, die als 'aus Aufgabe zuweisbar' markiert sind.

Verwaltung von Inspektionen

Sobald eine Inspektion erfolgreich abgeschlossen oder ein Berichtsentwurf erstellt wurde, können Sie die Inspektionsergebnisse abrufen, indem Sie auf das Symbol "Ordner öffnen" klicken.

Sie können über 2 verschiedene Registerkarten auf die Daten zugreifen:

Bilder

Die Registerkarte "Bilder" enthält alle globalen Bilder, die zu iCL Filler hinzugefügt wurden. Bilder, die an eine Checkliste angehängt wurden, werden nicht angezeigt.

Dokumente

Die Registerkarte "Dokumente" enthält alle Dokumente, die mit iCL Filler erstellt wurden. Die Berichtsentwürfe werden nach Abschluss einer Inspektion von den endgültigen Berichten überschrieben und beide können hier heruntergeladen werden.

Inspektionen einem anderen Benutzer zuweisen

Im iCL-Portal gibt es eine neue Schaltfläche "Zuweisen/Delegieren".

Sie ermöglicht es Ihnen, eine Inspektion einem anderen Benutzer zuzuweisen.

Sie können mehrere Aufgaben auswählen und sie in einer Aktion einem neuen Benutzer zuweisen, sofern sie demselben Team angehören.

Der Grund dafür ist, dass das Dialogfeld die Liste aller zuweisbaren Benutzer anzeigt - das ist im Grunde die Liste aller Inspektoren eines bestimmten Teams. Sie können eine Aufgabe zuweisen, wenn sie neu, zugewiesen, aktiv oder abgebrochen ist. Wenn Sie eine abgebrochene Aufgabe einem anderen Benutzer zuweisen, wird ihr Status in "zugewiesen" geändert.

Krankenstand

Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn ein Inspektor eine Inspektion begonnen hat und dann krankheitsbedingt ausfällt. Der Koordinator kann dann die Inspektion einem anderen Inspektor zuweisen. Bitte stellen Sie jedoch sicher, dass der krankgeschriebene Inspektor seine iCL Filler-App tatsächlich synchronisiert hat, damit der andere Inspektor alle aktuellen Daten hat!

Admin- oder Koordinator-Rechte erforderlich

Sie können nur Aufgaben zuweisen, wenn Sie Koordinator oder Administrator sind, d.h. Inspektoren können zurzeit keine Aufgaben delegieren.

Eine Inspektion erneut synchronisieren

Nach 30 Tagen werden Inspektionen von den Geräten der Benutzer entfernt, um Speicherplatz freizugeben. Manchmal möchten Benutzer jedoch eine alte Inspektion auf ihrem Gerät haben - z. B. um sie als Grundlage für eine erneute Inspektion zu verwenden.

Hinweis

Die Aufbewahrungsfrist von Inspektionen und Aufgaben kann in den [Einstellungen] (Einstellungen) und individuell für jede Arbeitsmappe in der [Arbeitsmappenliste] (Arbeitsmappen) konfiguriert werden.

Dies kann jetzt im iCL-Portal erfolgen:

• Anmeldung im iCL-Portal
• Wählen Sie die abgeschlossene Inspektion aus, die Sie auf Ihrem Gerät haben möchten, und klicken Sie auf Re-synchronize
• Das System zeigt eine Erfolgsmeldung an und die Inspektion ist für weitere 7 Tage auf Ihrem Gerät verfügbar.

Diese Funktion kann von Administratoren, Koordinatoren und Inspektoren genutzt werden.

Inspektoren können nur ihre eigenen Inspektionen neu synchronisieren, während Administratoren und Koordinatoren einen Inspektor auswählen können, der die jeweilige Inspektion erhalten soll.

Hinweis

Es stehen nur Inspektoren desselben Teams zur Auswahl.

Beachten Sie auch, dass der ausgewählte Benutzer nicht zum zugewiesenen Benutzer wird.