Inspektionen erneut öffnen
Sobald eine Inspektion abgeschlossen ist, sind ihre Daten gesperrt - der Inspektor kann keine Antworten mehr ändern, und die Abschlussberichte wurden erstellt und versendet. Manchmal muss eine Inspektion aber noch einmal angefasst werden: ein falscher Wert wurde eingegeben, ein Foto fehlt, oder der Kunde reklamiert den Bericht.
Für diese Fälle kann eine Inspektion erneut geöffnet werden. Sie wird wieder in den Zustand in Bearbeitung versetzt und kann bearbeitet und erneut abgeschlossen werden.
Das erneute Öffnen steht im iCL Filler und im iCL Portal zur Verfügung und wird pro iWorkbook im iCL Designer konfiguriert.
Was beim erneuten Öffnen passiert
Unabhängig davon, wo das erneute Öffnen ausgelöst wird, passiert immer das Gleiche:
- die Zeitpunkte abgeschlossen und gesendet werden zurückgesetzt, die Inspektion ist also wieder in Bearbeitung
- alle Abschlussberichte der Inspektion werden gelöscht. Sie werden neu erstellt und versendet, sobald die Inspektion das nächste Mal abgeschlossen wird
- gehört die Inspektion zu einer Aufgabe, wird diese wieder in den Zustand
aktivversetzt - der Reopen-Zähler der Inspektion wird erhöht
- alle erfassten Daten (Antworten, Fotos, Unterschriften, Mängel, ...) bleiben erhalten
Das erneute Abschließen einer wieder geöffneten Inspektion überschreibt die Inspektionsdaten im iCL Portal und erstellt alle Berichte neu. Bereits heruntergeladene oder per E-Mail versendete Berichte werden nicht zurückgerufen - die Empfänger behalten das alte Dokument, während das iCL Portal nur noch das neue kennt. Außerdem ändert sich das Abschlussdatum.
Wird eine Inspektion im iCL Filler erneut geöffnet, wird sie dem Benutzer zugewiesen, der sie erneut geöffnet hat - ebenso die zugehörige Aufgabe.
Der Reopen-Zähler
Jede Inspektion führt einen Reopen-Zähler und die Liste der Reopen-Zeitpunkte mit. Beide sind zu Beginn leer und werden bei jedem erneuten Öffnen erhöht - unabhängig davon, ob das im iCL Filler oder im iCL Portal geschehen ist. Die Werte werden zwischen App und iCL Portal synchronisiert, beide Seiten zeigen also immer denselben Stand.
Der Zähler macht das erneute Öffnen nachvollziehbar. Sie können damit
- sehen, wie oft eine Inspektion korrigiert werden musste (in der Inspektionsliste des iCL Portals)
- eine Checkliste auf ein erneutes Öffnen reagieren lassen, z. B. den Inspektor nach einer Begründung fragen (per Skript)
- ihn in Ihrem eigenen System auswerten (über die API)
Wann der Zähler nicht erhöht wird
Eine Inspektion nur wegen eines Tippfehlers erneut zu öffnen und eine Minute später wieder abzuschließen, sollte normalerweise nicht als "echtes" erneutes Öffnen zählen. Aus diesem Grund kann eine Arbeitsmappe eine Toleranzzeit für den Reopen-Zähler definieren.
Die Toleranzzeit beginnt mit dem ersten erneuten Öffnen einer Inspektion. Solange sie nicht abgelaufen ist, wird die Inspektion zwar weiterhin erneut geöffnet, der Zähler aber nicht erhöht.
Beispiel: Die Toleranzzeit beträgt 01:00:00 (eine Stunde).
| Uhrzeit | Aktion | Reopen-Zähler |
|---|---|---|
| 09:00 | Inspektion wird abgeschlossen | 0 |
| 10:00 | Inspektion wird erneut geöffnet - die Toleranzzeit beginnt | 1 |
| 10:20 | Inspektion wird abgeschlossen und erneut geöffnet - noch innerhalb der Toleranzzeit | 1 |
| 10:50 | Inspektion wird abgeschlossen und erneut geöffnet - noch innerhalb der Toleranzzeit | 1 |
| 13:00 | Inspektion wird abgeschlossen und erneut geöffnet - die Toleranzzeit ist abgelaufen | 2 |
Ist keine Toleranzzeit konfiguriert, erhöht jedes erneute Öffnen den Zähler.
Das Zeitfenster wird ab dem ersten erneuten Öffnen einer Inspektion gemessen, nicht ab dem letzten. Es begrenzt damit, wie lange die "kostenlosen" Korrekturen nach dem ersten erneuten Öffnen möglich sind - es beginnt nicht bei jedem erneuten Öffnen von vorne.
Administratoren und Entwickler können die Toleranzzeit übergehen, siehe wer was erneut öffnen darf.
Begrenzen, wie lange eine Inspektion erneut geöffnet werden darf
Eine Arbeitsmappe kann außerdem ein Reopen-Zeitfenster definieren: den Zeitraum - gemessen ab dem Abschluss der Inspektion -, in dem sie überhaupt erneut geöffnet werden darf.
- innerhalb des Zeitfensters funktioniert das erneute Öffnen wie gewohnt
- nach Ablauf wird die Option Erneut öffnen im iCL Filler nicht mehr angeboten
- im iCL Portal können Administratoren und Entwickler die Inspektion nach einer Warnung trotzdem erneut öffnen; alle anderen Benutzer erhalten eine Fehlermeldung
Ist kein Reopen-Zeitfenster konfiguriert, kann eine Inspektion erneut geöffnet werden, solange sie existiert.
Konfiguration im iCL Designer
Das erneute Öffnen wird in den iWorkbook-Eigenschaften konfiguriert.
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Erneut öffnen erlauben | Erlaubt dem Inspektor, eine abgeschlossene Inspektion dieser iWorkbook im iCL Filler erneut zu öffnen. Die beiden folgenden Einstellungen erscheinen erst, wenn diese Option aktiviert ist. |
| Reopen-Zähler Toleranzzeit | Die Toleranzzeit ab dem ersten erneuten Öffnen, in der weitere erneute Öffnungen den Reopen-Zähler nicht erhöhen. Leer lassen, um den Zähler immer zu erhöhen. |
| Reopen-Zeitfenster | Der Zeitraum nach dem Abschluss, in dem die Inspektion erneut geöffnet werden darf. Leer lassen, um das erneute Öffnen unbegrenzt zu erlauben. |
Beide Zeiten werden im Format hh:mm:ss eingegeben, zum Beispiel 00:30:00 für 30 Minuten. Für längere Zeiträume verwenden Sie d.hh:mm:ss, zum Beispiel 7.00:00:00 für eine Woche.
Wenn Sie Erneut öffnen erlauben deaktivieren, werden die Toleranzzeit und das Reopen-Zeitfenster zurückgesetzt, damit sie nicht unbemerkt wieder auftauchen, wenn Sie das erneute Öffnen später erneut aktivieren.
Den Reopen-Zähler in Skripten verwenden
Der Block of inspection macht den Reopen-Zähler in Ihren Skripten verfügbar:
| Auswahlwert | Ausgabe | Inhalt |
|---|---|---|
| reopen count | Zahl | Wie oft diese Inspektion erneut geöffnet wurde. 0, wenn sie nie erneut geöffnet wurde. |
| reopen dates | Liste von Daten | Die Zeitpunkte aller erneuten Öffnungen, die den Zähler erhöht haben - älteste zuerst. |
Ein typischer Anwendungsfall ist, den Inspektor nach dem Grund zu fragen, warum eine Inspektion erneut geöffnet werden musste. Fügen Sie der Checkliste ein Textfeld Grund für das erneute Öffnen hinzu und skripten Sie zwei seiner Eigenschaften:
- Existiert (oder Versteckt) - damit das Feld erst erscheint, wenn die Inspektion erneut geöffnet wurde
- Pflichtfeld - damit die Inspektion ohne Begründung nicht erneut abgeschlossen werden kann
Beide Skripte sehen gleich aus - sie liefern true, sobald die Inspektion mindestens einmal erneut geöffnet wurde:
Felder, die diese Blöcke verwenden, werden unmittelbar nach dem erneuten Öffnen neu ausgewertet - der Inspektor sieht das neue Pflichtfeld also sofort, ohne vorher eine andere Antwort ändern zu müssen.
Reopen-Zähler und Reopen-Zeitpunkte werden von iCL Filler 2 nicht unterstützt. Sobald Sie sie in einem Skript verwenden, müssen Sie die iWorkbook-Einstellung Filler-2-Kompatibilität deaktivieren - andernfalls meldet der iCL Designer beim Speichern der iWorkbook einen Fehler.
Wer was erneut öffnen darf
| Wo | Wer | Voraussetzungen |
|---|---|---|
| iCL Filler | der Inspektor, dem die Inspektion gehört | In der iWorkbook muss Erneut öffnen erlauben aktiviert sein und das Reopen-Zeitfenster darf nicht abgelaufen sein. |
| iCL Filler | Benutzer mit der Rolle Tester im Testmodus | Können Inspektionen von iWorkbooks erneut öffnen, die das erneute Öffnen gar nicht erlauben. |
| iCL Portal | Benutzer mit der Aufgaben-Berechtigung Reopen | Nur abgeschlossene Inspektionen. Die iWorkbook-Einstellung Erneut öffnen erlauben wird hier nicht ausgewertet - sie gilt nur für den iCL Filler. |
| iCL Portal | Administratoren und Entwickler | Dürfen zusätzlich nach Ablauf des Reopen-Zeitfensters erneut öffnen und explizit entscheiden, ob der Reopen-Zähler erhöht wird. |
| API | Integrationen über den Reopen-Endpunkt | Ignoriert das Reopen-Zeitfenster und erhöht den Reopen-Zähler immer. |
Standardmäßig besitzen Team-Administratoren die Aufgaben-Berechtigung Reopen. Andere Rollen können die Berechtigung in den Rolleneinstellungen des iCL Portals erhalten.
Benutzer mit der Rolle Developer können in den Einstellungen des iCL Filler den Entwicklermodus aktivieren. Im Entwicklermodus fragt der iCL Filler bei jedem erneuten Öffnen, ob der Reopen-Zähler erhöht werden soll - das übergeht die Toleranzzeit in beide Richtungen.